Projeto
Sistema Qualidade
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Sistema Qualidade
Empresa Printi
O projeto do Sistema de Qualidade teve como principal objetivo modernizar parte do processo de analise de produtos impressos, aumentar eficiência na resolução de problemas e resolver limitações operacionais.
O problema
A área de Qualidade de Produção enfrentava desafios significativos devido à falta de integração entre sistemas legados e à ausência de visibilidade nos processos produtivos. O problema era, como construir um micro serviço que se adeque as necessidades dos usuários e do negocio?
O processo de design para o projeto
Nesta etapa o processo de design foi ajustado de acordo com às necessidades
de prazos de entrega e às definições do negócio.
Analise de dados do sistema atual
Levantamento
de necessidades
e problemas
do usuário
Ideação de soluções
Testes e validações
Prototipos e Entrega Final
Contexto e Analise de Dados
80
é a média de itens
recebidos no setor
3%
dos itens necessitam analise considerando uma produção de 2400 itens em média
25min
é a média de tempo
das analises
4
operadores atuam
na sessão de trabalho
O Sistema de Qualidade tem como principal objetivo reimprimir os itens danificados que surgem no processo produtivo da operação, o primeiro passo foi levantar os dados principais da area:
Iniciamos com o mapeamento detalhado do fluxo de trabalho da área de qualidade, identificamos um fluxo de trabalho que dependia de muitas planilhas externas, comunicação dos processos analíticos de forma descentralizadas e analises de itens em lote de forma manual o que impactava diretamente no tempo de reimpressão.
Além do mapeamento do processo produtivo, realizamos uma análise heurística do sistema anterior, identificando diversos problemas de usabilidade. O sistema não atendia às necessidades da equipe, comprometendo a eficiência e a adequação às demandas.
Como a falta de classificações, falta de histórico, ferramentas para anexar evidencias e a falta de visibilidade sistema com outros serviços da operação.
Personas
As personas identificadas representam os principais pontos de contato ao longo do processo de análise de um item. Quando um operador fabril detecta um problema em um item, ele comunica a situação à supervisão. A supervisão, por sua vez, repassa a informação para o analista, que é responsável por iniciar o processo de análise e determinar se há necessidade de reimpressão ou se o item pode ser reaproveitado. Todos esse contato até o momento era realizado de modo offline, causando diversos problemas de comunicação e atrasos no processo produtivo.
Analista de Qualidade
Avalia os produtos impressos com avarias, surgidas devido ao processo tecnológico ou a erros humanos.
Elabora relatórios para o time de controle operacional com a quantidade de avarias surgidas.
Necessidades
Enviar itens para reimpressão de forma mais rápida.
Classificar itens de forma consisa.
Frustrações
-
Sistema não comporta todas informações necessárias de registro.
-
Tempo impreciso no processo de reimpressão.
-
Classificação imprecisa.
Supervisão Operacional
Identifica as necessidade dos operadores e analistas da produção.
Recebe itens que foram avariados
no processo de produção.
Necessidades
Identificar os status dos itens no setor de Qualidade
Frustrações
-
Não ter visibilidade do status de RP.
-
Realiza relatórios manuais.
-
Classificação imprecisa.
Operador Fabril
Sua atuação se estende de acordo com a sua bancada de produção, realizando atividades como impressão, corte, refile ou laminação.
Necessidades
Enviar itens para o setor de qualidade de forma mais rápida.
Frustrações
-
Aguardar itens danificados serem retirados para a qualidade.
Problemas Priorizados
Com as personas e o fluxo de trabalho mapeados, foram identificados os principais problemas a serem trabalhos com base nas heurísticas de usabilidade e nas oportunidades de evolução do negocio. Nessa etapa foram priorizados as demandas mais emergenciais da persona Analista de Qualidade
#01 Problemas de Correspondência entre o sistema e o mundo real
A operação não possui campos adequados para a classificação correta das reimpressões. Além disso, a classificação das evidências é feita de maneira desordenada no banco de dados da empresa.
#02 Problemas de Visibilidade do Sistema
Não há indicação de status para os itens em análise de Qualidade. Além disso, falta um microserviço dedicado ao sistema de Qualidade.
#03 Problema
Controle e liberdade
do usuário
Faltam fluxos definidos e adequados para os diferentes cenários de produtos e processos de análise, o que impacta a eficiência e organização do sistema.
Ideação e Soluções
No processo de ideação, abordamos todos os principais problemas identificados, criando um novo fluxo de sistema e propondo soluções essenciais para cada etapa da jornada mapeada. Ambos os fluxos foram testados pelos usuários, e, conforme os resultados apresentados abaixo, o fluxo 2 se mostrou o mais adequado para a primeira entrega do projeto.
Wireframes
O processo de prototipação das ideias foi conduzido levando em consideração a componentização do Design System já implementado no novo sistema.
Nessa etapa buscamos solucionar os problemas heurísticos levantados:
-
Problemas de Correspondência entre o sistema e o mundo real
-
Classificação detalhada dos itens;
-
As informações inseridas estejam de acordo com o banco de dados;
-
-
Problemas de Visibilidade do Sistema
-
Visualizar o status do item, e quantidade de itens do setor;
-
Visualizar histórico dos itens analisados;
-
-
Problema Controle e liberdade do usuário
-
Funis de analise de acordo com a necessidade do item;
-
Permissão de analisar 1 ou mais itens por vez;
-
Resultados do testes de usabilidade
Durante o processo de testagem, foram realizadas duas rodadas de avaliação dos protótipos. Identificamos que o fluxo inicial não atendia às necessidades imediatas da jornada de produção no momento e seguimos com o fluxo dois, já apresentado.
Os testes tiveram como objetivo validar os problemas elencados e os seguintes aspectos:
-
Novas entradas de solicitações para análise;
-
Interface do novo sistema;
-
Tempo necessário para análise dos itens.
75%
dos participantes concluíram 100%
das tarefas do teste
50%
Gostariam que as solicitações tivessem um fluxo para terceiros da produção.
4/4
Analistas preferem abrir a própria solicitação por entenderem melhor o contexto de analise.
100%
dos analistas relataram diminuição de tempo no processo de abertura de solicitação
Resultados de modo geral
O que deu Certo ✅
Nos testes de usabilidade, foi constatada maior agilidade, com redução no tempo para abertura de solicitações. A centralização das informações de RP em um único sistema e a diminuição de interações entre sistemas melhoraram significativamente a usabilidade, permitindo que os usuários adicionem todas as informações necessárias de forma mais prática e eficiente.
O que deu Errado ❌
Criar um novo fluxo de solicitação no qual houve aumento de tempo para os analistas da qualidade.
Dificuldades para mensurar e atribuir erros corretamente na produção.
A ausência de uma versão mobile no MVP e a falta de projeção de verba inicial também foram pontos críticos.
Solução e Metricas
O desenvolvimento da solução se utilizou do Design System já implementado no novo sistema e em outros microserviços da produção. A prototipação destacou-se pela agilidade, permitindo a entrega, já na primeira etapa do projeto, das seguintes features aos usuários:
-
Permissão de analisar itens em lote;
-
Permissão de analise individual de item;
-
Permissão de upload de imagens e arquivos para maior controle de analise;
-
Histórico de todas analises visualizadas por data, tipo e classe;
-
Filtros personalizados por data, tipo e classe;
-
Exportação de relatórios;
Métricas de Eficiência
A entrega permitiu avaliar a eficiência do novo fluxo, proporcionando aos usuários uma experiência aprimorada. O novo sistema solucionou os principais problemas de usabilidade, consistência de dados e visibilidade, resultando nas seguintes métricas:
Tempo de ação
Produtividade do uso
Fluxo de trabalho
Antes da entrega
2hrs
em média para terminar um lote de reimpressão massiva de até 50 itens
Antes da entrega
3planilhas
de trabalho além além do sistema antigo para realizar o acompanhamento das RPs
Antes da entrega
7 etapas
para cadastrar 1 único item para RP de ajuste de arquivo
Depois da entrega
75%
De tempo ganho no processo
de reimpressão massiva
Usuários realizam a tarefa em médias de 30 minutos.
Depois da entrega
50%
Economia de interação com a diminuição de 2 planilhas de apoio
Depois da entrega
3 etapas
para realizar a mesma tarefa de cadastro